Tid: 1 oktober 2014 kl.19.00

Lokal: Stöttboden, Beckholmens Dockförening

• 1 Mötets öppnande och fastställande av röstetal (Vice ordf.)

15 deltagare på mötet.
Eva Ekman, Jan Hedegård, Ingrid Ededahl, Ture Salén, Marie Larsson, Anna Otmalm, Per Jonsson, Peter Hallert, N-E Göterstad, Annika Sjögren, Jesper Oikari, Egon Reichl, Lena Reichl, Marie Öhlund, Natalie Vaneker

4st från UMMAB var representerade (Jan, Peter, Per och Ture)

• 2 Val av mötets ordf., sekreterare och 1st justerare (Vice ordf.)

Jan Hedegård valdes till mötets ordförande, Ingrid Ededahl till sekreterare och Natalie Vaneker samt Anna Otmalm till justerare

• 3 Styrelsen berättar om aktiviteter under förra året (Sekr.)

Se utskick ”Sunbeams Vänner Nyhetsbrev 2013, bilaga 1

• 4 Fråga om mötet blivit stadgeenligt utlyst (Mötets ordf.)

Svaret på frågan är ja.

• 5 Redogörelse för det gångna verksamhetsåret, årets resultat och fastställande av balansräkning samt resultatrapport. (Kassör)Föreningens kassör redogjorde för verksamhetsåret. Resultatet för 2013 var 3kr. Revisorn gjorde en anmärkning: Beslut saknas i styrelseprotokollen om utgifter som föreningen haft (finns dock väl redovisat i bokföringen).

• 6 Frågan om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen (Mötets ordf.)

Revisorn ansåg att mötet kan bevilja sittande styrelse ansvarsfrihet. Mötet beviljade ansvarsfrihet för styrelsen.

• 7 Motioner (Mötets ordf.)
  Inga motioner har inkommit

• 8 Fastställelse av antal ledamöter i styrelsen, Val av ny styrelse, valberedning och revisor. (Valberedningen)

Valberedningen förslag till ny styrelse är:

Post              Namn                                 MP                ANM.

Ordförande: Nils-Erik Göterstad          1år             Nyval 1 år
Kassör:       Annika Sjöström             2år             (1 år kvar)
Sekreterare: Ingrid Ededahl                2år             Omval 2 år
Ledamot:     Jesper Oikari 2år             (1 år kvar)
Ledamot:     Anna Otmalm                 2år             Nyval 2 år

Suppleant:   Egon Reichl                    1år             Nyval 1 år
Suppleant:   Lena Reichl                    1år             Nyval 1 år
Suppleant:   Natalie Vaneker              1år             Omval 1år

Revisor:      Marie Öhlund 1år             Nyval 1 år
Valberedn.:  Jan Hedegård                 tills vid.       Omval

Valberedn.:  Alexandra Surell             tills vid.       Nyval

• 9 Fastställande av medlemsavgift 2015 (Mötets ordf.)

Mötet godkände styrelsens förslag att vi fortsätter med oförändrad avgift
150kr/person alternativt 250kr/familjemedlemskap

• 10 Verksamhetsplanering 2015 (Alla)
  Mötet diskuterade mycket kring hur föreningen bäst kan stötta det fortsatt bevarandet av Sunbeam. Tillsammans med representanter från UMMAB så kom bla följande diskussioner upp:

• UMMAB: Bolagets verksamhet är just nu vacklande. I år har UMMAB inte fått det antalet uppdrag som behövs för underhåll och löpande kostnader. Enligt prognosen ser det ut som om det kommer att vara ännu färre forskningsuppdrag i framtiden (dvs uppdrag som delägarna får in via forskning). En annan faktor just nu är att UMMAB snart måste ta ett beslut kring vilken klassning Sunbeam ska ha i framtiden dvs ska hon fortsätta vara klassad som forskningsfartyg (=Handelsfartyg) eller ska klassningen göras om till fritidsfartyg. Skillnaden är stor utifrån möjligheterna att ta in uppdrag. Som handelsfartyg går det bra att fortsätta bedriva affärsverksamhet. Men certifikatet kräver en högre standard på utrustning, kontroller från transportstyrelsen mm som allt kostar en hel del. Som fritidsfartyg ingen affärsverksamhet bedrivas med konsekvensen att alla intäkter måste baseras på en kostnadsdelning av omkostnaderna (för att driva fartyget) mellan alla vänner och vänners vänner som vill vara med och segla. Omkostnaderna ligger mellan ca 100 000kr-500 000kr/år beroende på hur mycket underhåll som måste göras. Detta beslut kommer att ha helt avgörande betydelse för bolagets och förenings verksamhet. Mötet enades dock om att vi fram till något beslut tagits fortsätter att arbetet som vanligt. Föreningen får möjligheten att komma in med ett underlag till UMMAB kring hur vi ser att man kan driva verksamheten med fritidsfartygsklassning.
• Vid diskussionen framkom att det viktigaste vi i föreningen just nu kan göra är att hjälpa till och få in uppdrag. Det finns dock några faktorer vi behöver hjälpas åt med för att göra detta lättare för föreningen:
  1) Bokningslistan och prislistan måste vara tillgänglig för SV styrelse löpande. SV hade förslag på en gemensam plats dit alla kan gå och titta. I dagslägen är det Per J (UMMAB) som ansvara för listan). SV föreslår att alla bokningar går direkt till UMMAB och handhas av UMMAB.
  2) De mest attraktiva veckorna – då behöver Sunbeam vara tillgänglig. Finns det planerade privata seglingar så behöver de komma i andra hand om det finns möjlighet att få in uppdrag.
  3) UMMAB behöver ca 15 dygn/år i uppdrag för att hålla Sunbeam på en rimlig nivå i forma av underhåll och löpande kostnader.

4) I bokningslistan behöver det vara synligt vilka datum det finns skeppare och inte, helst behöver vi redan på förhand peka ut vilka datum som det är önskvärt att få in uppdrag på. SV kommer med ett förslag på hur vi kan utveckla bokningslistan.

5) vi behöver göra ett seriöst intryck när vi försöker ”ragga” uppdrag – för det krävs det material mm. SV tittar vidare på detta.
6) Vi behöver tillsammans se över upphandlingsreglerna mm så att Sunbeam kan vara ett alternativ vid offentlig upphandling.
7) Vi behöver ibland kunna ta in en ytterligare båt då passagerarantalet 12st, är begränsande. Ett samarbete med Deodar behöver utvecklas.

• Informationsspridning om Sunbeam och möjligheterna att segla med henne är en viktig uppgift för föreningen, då vi är många som på olika sätt kan stötta i detta. Vi i föreningen jobbar vidare med att ta fram förslag på hur detta ska göras. Vi behöver inom föreningen sätta upp regler för hur vi använder vår hemsida och facebooksida tex att inte sätta ut namn hur som helst mm.
• Ragga medlemmar och utöka medlemsantalet är också viktigt. Med fler medlemmar kan vi göra mer och når ut vidare med information. För att utöka denna så är det viktigt att vi alla försöker komma ihåg vilka som varit ombord och vilka företag som vi kört uppdrag för och lista dessa. Med den informationen kan SV gå ut och ragga medlemmar och uppdrag bland dessa.
• Hur kan/ska vi jobba ihop (Sunbeams vänner/UMMAB)?:
  1) Efter årsmötet ska vi var och en på varsitt håll fundera hur vi kan gå vidare i både stort och smått.
  2) Vi har ett gemensamt möte (styrelserna) den 10/11 för fortsatt diskussion baserat på vad var och en kommit fram till. Jan och Ingrid går ut med kallelse för detta.
  3) Föreningen ska vara representerad på UMMABs planeringsmöte i januari.
  4) Föreningen/UMMAB är representerad på respektive bolagsstämma/årsmöte.

• 12 Budget för kommande verksamhetsår (Kassör)
  Hemsidan                                         800kr
  Styrelseutgifter                                1000kr

Omkostnader/marknadsföring            3000kr

Sunbeams vännersegling                   1500kr
TOT:                                              6300kr

• 13 Tid och plats för nästa årsstämma (Mötets ordf.)

Nästa årsmöte förslagsvis i maj 2015.

• 14 Övriga frågor (Mötets ordf.)

Inga övriga frågor